Toneel Carpe Diem

PRIVACYVERKLARING TONEELKRING CARPE DIEM

Identiteit organisatie
Toneelkring Carpe Diem – VZW Pluk De Dag
Kaaistraat 35
1790 Affligem
info@toneelcarpediem.be
Contactpersoon: Ernest Van den broeck

Algemeen
Toneelkring Carpe Diem hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en wil dat uw privacy wordt gerespecteerd.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Toneelkring Carpe Diem houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). 

Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:
  • wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt
  • deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
  • wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
  • wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
  • er geen persoonsgegevens doorgeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
  • wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren 
Als Toneelkring Carpe Diem zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via eerder vermelde gegevens.

Welke gegevens verwerken wij?
Om haar doel optimaal na te streven, dient Toneelkring Carpe Diem een aantal persoonsgegevens op te vragen, te bewaren, te verwerken en te raadplegen. Uw persoonsgegevens worden door Toneelkring Carpe Diem verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
  • De correcte verwerking van reservatieaanvragen louter voor onze eigen toneelproducties.
  • Het versturen van uitnodigingen, louter voor onze eigen toneelproducties, naar degenen die in het verleden reeds uitnodigingen ontvingen en/of een toneelvoorstelling bijwoonden. Als lokale socio-culturele vereniging die in hoofdzaak steunt op belangeloos en niet vergoed vrijwilligerswerk is het cruciaal om voldoende publiek aan te kunnen trekken voor onze toneelvoorstellingen. Een toneelproductie brengt immers aanzienlijke kosten met zich mee (huur van zaal en repetitieruimte, decor, attributen, kostuums, techniek, regie, auteursrechten, publiciteit,…). De toename van het sociaal netwerken via digitale media noopt dat ook publiciteit meer en meer via digitale media moet worden gevoerd.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslagen, verzamelen en verwerken:
  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, e-mailadres. 

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Ook van andere stakeholders (partnerorganisaties, perscontacten, enz.) worden namen van contactpersonen, e-mailadres en eventueel gsm-nummer bijgehouden in aparte lijsten voor het nodige mailverkeer via rechtstreekse mailing.

Aangezien Toneelkring Carpe Diem – VZW Pluk De Dag een vzw is, bewaart zij ook de gegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, gsm-nummer, e-mailadres, rekeningnummer, rijksregisternummer) van haar bestuurders (werkelijke leden) en van de leden van de algemene vergadering. Deze gegevens worden geregistreerd voor het bijhouden van het wettelijk verplichte ledenregister (AV) en voor de bekendmakingen in het Staatsblad en de identificatie in het KBO (RVB) (VZW-wet). Alle gegevens, met uitzondering van het rijksregisternummer, worden bewaard in de interne database.
Toneelkring Carpe Diem verzamelt en verwerkt gegevens van haar leden en bestuurders vanuit een wettelijke verplichting en vanwege een gerechtvaardigd belang; de medewerkers van Toneelkring Carpe Diem dienen het bestuur op de hoogte te houden van de gang van zaken (uitnodigen op vergaderingen, informeren via beleidsrapporten,…). Indien iemand geen bestuurslid of lid van de Algemene Vergadering of lid van Toneelgroep Carpe Diem meer is, worden de gegevens meteen uit de database verwijderd. Gegevens van bestuurders blijven genoteerd op het ledenregister wegens de wettelijke verplichting. Het ledenregister wordt uitsluitend bewaard bij voorzitter, onder-voorzitter en secretaris van Toneelkring Carpe Diem. Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich uitschrijven hiervoor. De link hiervoor is onderaan elke nieuwsbrief of elektronische zending terug te vinden. 

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)
  • Het samenstellen van onze informatiebrochure voor tijdens onze voorstellingen 
  • … 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. 

Bewaartermijn
Toneelkring Carpe Diem bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Persoonsgegevens worden tot 5 jaar na hun laatste gebruik bijgehouden.

Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
  • Alle personen die namens Toneelkring Carpe Diem van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen 
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten 
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen 
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen. Tevens kunt u ten allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons te contacteren via bovenstaande gegevens. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft natuurlijk ook wel altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring
Toneelkring Carpe Diem kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 06 juni 2018. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.